أنا متأكد من أنك واجهت تلك الاجتماعات النموذجية "الصداع"! أنت تعرف النوع الذي أتحدث عنه - تلك التي يتأخر فيها اللاعبون الرئيسيون ، ولا أحد يعرف بالضبط سبب الدعوة إلى الاجتماع ، ولا يوجد جدول أعمال واحد في الأفق. يجلس الجميع ويتساءلون ، "هل سيستمر هذا 20 دقيقة أم سنبقى هنا طوال اليوم؟" من المستحيل معرفة ذلك!
ثم ، بمجرد انطلاق الاجتماع أخيرًا ، تبدأ الصخب الحقيقي. على سبيل المثال:
قد تسمع بعض الناس يثقبون باستمرار على الهامش ، أو قد يقفز شخص أو اثنان على صندوق الصابون ويسيطر على المناقشة.
يمكن أن ترتد موضوعات الاجتماع ذهابًا وإيابًا مرات عديدة بحيث لا يمكن لأي شخص تتبع ما تتم مناقشته بالفعل.
إذا نتج عن القرار ، فلا أحد يعرف ما إذا كان قد تم تسجيله أو حتى ما إذا كان أي شخص قد وافق عليه.
لمواجهة هذه المشكلات المحبطة ، تكشف هذه المقالة عن أربع تقنيات لإجراء اجتماعات رائعة ومتابعتها بعد ذلك.
أولاً ، ما حجم المشكلة؟
ما هي عواقب عقد اجتماعات غير فعالة؟ الاجتماعات التي تُعقد لأسباب خاطئة ، والتي لا تتضمن المشاركين المناسبين ، أو التي لا تستخدم عملية اجتماع منضبطة يمكن أن تضيع وقت وموارد وأموال الشركة.
لا يقتصر الأمر على أن لديهم القدرة على جعل المشاركين يشعرون بالإحباط الدائم وغير المنتجين فحسب ، بل إنهم يمثلون أيضًا استنزافًا ماليًا. فقط في مجال التكلفة ، هل سبق لك أن حاولت حساب نفقات عقد اجتماع واحد غير منتج؟
إذا قمت بضرب عدد الأشخاص الجالسين في غرفة بمتوسط سعر الساعة ، وأضفت تكلفة مزايا الموظفين (النفقات العامة) ، فسترى ما أعنيه. وهذا هو متوسط التكلفة لعقد اجتماع واحد ، ولا يشمل ذلك نفقات السفر أو الطعام أو المعدات ذات الصلة.
يمكنك مضاعفة هذا الرقم عبر الشركة بأكملها لتقدير تكلفة الاجتماعات التي تُعقد شهريًا وكل عام. كما يمكنك أن تتخيل ، فإن عقد الاجتماعات ، خاصة تلك غير المنتجة ، يمكن أن يكون اقتراحًا مكلفًا!
كيف يمكنك قلب اجتماعاتك؟
على عكس اللقاءات الفوضوية غير المخطط لها ، في الاجتماعات التي تُدار بشكل جيد ، يتعاون المشاركون لتحقيق نتيجة قيّمة. كما أنهم يغادرون الاجتماع وهم يشعرون بأن وقتهم قد قضى بشكل جيد حقًا. يمكن أن يؤدي إجراء تغييرات بسيطة على بروتوكولات إدارة الاجتماعات إلى تحويل الديناميكيات إلى وضع فعال للغاية. لتحقيق نتائج ممتازة ، جرب ما يلي:
1. تأكد من أنك تحتاج حقًا إلى اجتماع قبل جدولته.
احترم جداول زملائك المزدحمة. لا تحدد موعدًا للاجتماع إلا إذا:
أنت حقًا بحاجة إلى تعاون العديد من الأشخاص في وقت واحد.
يجب أن يساهم الحضور أو سيتأثرون بقرار حيوي.
تريد أن يستمع العديد من الأشخاص إلى ما يقوله الآخرون ويستجيبون له.
2. إرسال إشعار الاجتماع وجدول الأعمال في وقت مبكر.
امنح الحاضرين الكثير من الإشعارات المسبقة - على سبيل المثال ، أسبوع على الأقل. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كان أي من المدعوين من المحتمل ألا يكون متاحًا في ذلك التاريخ. إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في تأجيل الاجتماع أو البحث عن بدلاء.
تأكد من أن إشعار الاجتماع الخاص بك يتضمن جميع المعلومات الأساسية: قم بتضمين 1) تاريخ الاجتماع ، 2) أوقات البدء والانتهاء ، 3) الغرض ، 4) الحضور ، 5) الموقع الذي يحتوي على التوجيهات أو تعليمات الوصول ، و 6) جدول الأعمال المقترح. بهذه الطريقة ، سيعرف الجميع بالضبط ما يمكن توقعه ، وماذا يفعل ، وما هو التزامهم بوقتهم ، وما الذي سيفيدهم!
3. عقد الاجتماع باستخدام تقنيات التيسير الجيدة.
فيما يلي بعض الأساليب الأكثر فاعلية التي يستخدمها الميسرون المحترفون:
تبدأ في الوقت المحدد لا تكافئ المتأخرين عن طريق انتظارهم.
حدد أوقات كل موضوع والتزم بها.
اتبع جدول الأعمال. تجنب التنقل.
ثني المناقشات الجانبية.
قم بتعيين قاعدة "عدم المقاطعة".
توقف ، كرر ، ووضح النقاط التي يثيرها الناس.
اختبر للإغلاق قبل الانتقال إلى بند جدول الأعمال التالي.
قم بتسجيل القرارات وعناصر الإجراءات وتواريخ الاستحقاق لكل موضوع.
لخص القرارات الرئيسية وبنود العمل قبل الإغلاق.
تنتهي في الوقت المحدد.
4. متابعة بعد ذلك مع الملخصات وبنود العمل.
بعد الانتهاء من كل هذا العمل الشاق ، يمكنك تجنب تلاشي أفكار وقرارات الجميع ببساطة لأنه لم يرسل أحد ملخصًا جيدًا أو تكلف نفسه عناء تتبع المهام المتفق عليها.
لا يجب أن يكون الملخص خياليًا أو مفصلاً للغاية ليكون فعالاً ، ولكن يجب أن يحتوي على مادة كافية لإبلاغ الأشخاص الذين لم يكونوا موجودين هناك ، على سبيل المثال. يجب أن يسرد الملخص 1) كل موضوع ، 2) النقاط الرئيسية لكل مناقشة موضوع ، 3) جميع القرارات المتخذة ، و 4) بنود العمل وتواريخ الاستحقاق. في النهاية ، قد يشمل الاجتماع التالي 5) جدول الأعمال المقترح ، 6) التاريخ والوقت ، و 7) المكان ، إذا كان معروفًا.
مع القليل من الضبط الدقيق ، يمكنك تحويل اجتماعاتك من سارقي الأرباح إلى ربح