يعد تعيين أول مساعد أعمال شخصي وقتًا مثيرًا لأصحاب الأعمال الجدد. هذا يعني أن العمل يعمل بشكل جيد بما فيه الكفاية بحيث لم يعد بإمكان صاحب العمل مواكبة متطلبات العمل الجديد بشكل فعال. تنفجر المبيعات ، ويصبح للوقت أهمية قصوى. يمكن أن تصبح جدولة الأعمال الروتينية والأعمال الشخصية صعبة للغاية ومعقدة. هذا هو الوقت الذي يجد فيه أصحاب الأعمال الجدد أنفسهم يفكرون في الحصول على مساعد أعمال شخصي.
يختلف مساعد الأعمال الشخصي عن العامل الكتابي أو السكرتير ، حيث إن المهام أكثر تنوعًا بالنسبة إلى المساعد الشخصي. سيفعل المساعد الشخصي كل ما هو مطلوب لجعل العمل يسير بسلاسة وسيقوم بكل ما هو ضروري لجعل حياة صاحب العمل تسير بسلاسة أيضًا. على الرغم من أن المساعد الشخصي يؤدي عادة أيضًا واجبات كتابية وسكرتارية ، فإن المساعد الشخصي هو "جاك لجميع المهن" أكثر من أي نوع آخر من الموظفين ، وقد تشمل الواجبات الأعمال الشخصية التي يتم القيام بها نيابة عن صاحب العمل.
لذلك يجب إيلاء اختيار المساعد الشخصي أقصى قدر من الاعتبار. فيما يلي قائمة بالصفات المحتملة التي يجب البحث عنها عند اختيار المساعد الشخصي:
مرونة الجدول الزمني: يمكن أن تكون ساعات عمل المساعد الشخصي متنوعة للغاية ، اعتمادًا على احتياجات صاحب العمل. يمكن أن تشمل هذه الساعات بعض الليالي وعطلات نهاية الأسبوع التي قد تحدث فيها الأنشطة الاجتماعية واجتماعات العمل.
مرونة الشخصية: يحتاج المساعد الشخصي الجيد إلى شخصية مرنة وسهلة ، حيث يمكن أن تكون متطلبات الوظيفة مرهقة للغاية ومتنوعة.
القدرة على تعدد المهام: نظرًا لأن المهام متنوعة ، تعد قدرات تعدد المهام ضرورة مطلقة.
القدرة على الترابط والعمل بشكل جيد مع الآخرين: سيتعرض المساعد الشخصي لجميع المشاركين بعدة طرق في العمل ، بالإضافة إلى صاحب العمل والعملاء. القدرة على إقامة علاقات بسهولة مع الآخرين أمر إلزامي.
القدرة على التعلم بسرعة وفعالية: سيحتاج المساعد الشخصي إلى الدخول في عمل تجاري وتعلم كل واجب بسرعة وفعالية. قد يكون هناك منحنى تعليمي كبير ، اعتمادًا على العمل واحتياجات صاحب العمل.
المعرفة بإجراءات المكتب والإجراءات الأخرى المرتبطة بالعمل: بدون بعض المعرفة المسبقة بإجراءات المكتب والإجراءات الروتينية التي تنفرد بها الأعمال التي توظف المساعد ، تحدث المشكلات عادةً.
تاريخ عمل جيد: إن وجود مساعد شخصي يعمل بشكل متقطع أو متأخر بشكل متكرر ، مع العديد من حالات الغياب ، لن يؤدي إلا إلى إحباط عام لصاحب العمل ويخلق المزيد من العمل ، وليس تقليل عبء العمل.
القدرة على استخدام الحكم والعمل مع القليل من الإشراف: سيحتاج المساعد الشخصي الجيد إلى أن يكون لديه دوافع ذاتية ، ويقوم بالعديد من استدعاءات الحكم الخاصة به فيما يتعلق بالعمل.
الصفات القيادية: ستكون هناك واجبات وأعمال روتينية تتطلب المساعد الشخصي الذي سيتطلب تولي مسؤولية الآخرين في بعض الأحيان ، وتحقيق الأهداف.
المهارات التنظيمية: مع مقدار الأعمال المنزلية وتنوع الأعمال المطلوبة من المساعد الشخصي ، سيكون لدى الشخص الجيد مهارات تنظيمية عالية ، وسيكون قادرًا على تحديد الأولويات بفعالية ، ولن يعاني من "شلل التحليل" ، ولكنه سيكون قادرًا على اتخاذ القرارات بسرعة وكفاءة.
الثقة بالنفس: سيحتاج المساعد الشخصي الجيد إلى أن يكون على دراية باحتياجاته واحتياجات الآخرين ، وسيتعين عليه الوقوف بجانب القرارات دون التراجع ، وبالتالي فإن الثقة في أنفسهم وقراراتهم ضرورية.
مهارات خدمة العملاء: ستؤدي العديد من الأعمال التي يؤديها المساعد الشخصي إلى جعل المساعد في اتصال مباشر مع العملاء ، وبالتالي فإن مهارات خدمة العملاء الرائعة إلزامية أيضًا.
يجب على صاحب العمل الذي يسعى لتوظيف مساعد شخصي أن يبحث عن الصفات المذكورة أعلاه وأن يستخدم أيضًا حدسه الخاص حول الفرد الذي يتقدم لهذا المنصب. يجب أن يسعى صاحب العمل أيضًا إلى توظيف شخص تتشابك شخصيته وأهدافه مع شخصيته ، حيث سيقضي المساعد الشخصي وصاحب العمل عدة ساعات كل يوم معًا ، وسيحتاج إلى أن يكون لهما "نفس العقل" بشأن القضايا الرئيسية.
من المهم أيضًا عند تعيين مساعد شخصي تحديد المبلغ الذي يمكن أن تتحمله الشركة لدفع أجر مساعد شخصي ، وأيضًا أن تكون واقعيًا بشأن تكاليف "مساعد شخصي عالي الجودة". سيعمل العديد من المساعدين الشخصيين بأسعار معقولة ، اعتمادًا على البلد الذي يقيم فيه صاحب العمل ومساعده. لا يُترجم هذا عادةً إلى "متطلبات الحد الأدنى للأجور" ، نظرًا لأن تنوع الوظيفة نفسها يتطلب مقياس رواتب أعلى لجذب المزيد من الموهوبين